A estas alturas nadie puede negar que la tecnología es fundamental en cualquier empresa. Cada vez tenemos a disposición más herramientas y programas que nos facilitan tareas tediosas y nos ahorran tiempo, dinero y personal. Uno de los más demandados es el sistema OCR (puedes leer más sobre la verificación de identidad aquí). ¿Sabes en qué consiste esta técnica, cómo funciona y qué ventajas ofrece a tu negocio? Intentamos dar respuesta a estas y otras preguntas sobre OCR. 

¿Qué es el OCR?

OCR son las siglas en inglés que corresponden por su traducción al español a Reconocimiento Óptico de Caracteres. Es una tecnología capaz de convertir distintos documentos a documentos que se pueden editar y con opción de búsqueda integrada. Esta función es sumamente útil para empresas que aún trabajan con contratos y documentos oficiales en papel físico y necesitan informatizarlos para ubicarlos y manejarlos con más facilidad. 

Dentro de los documentos convertibles podemos mencionar archivos PDF, imágenes que se han hecho con una cámara, documentos escaneados y muchos otros. Un OCR puede, no solo reconocer caracteres y transformarlos en texto, sino localizar códigos de barras en albaranes, facturas o formularios, entre otros.

Gracias a esta conversión se hace posible editar, archivar o trabajar con estos documentos en otras aplicaciones. ¿Cuáles son algunas funciones que realiza un OCR?

• Reconocimiento de caracteres con resultados muy precisos en hasta 190 idiomas diferentes, dependiendo de la versión OCR elegida. 
• Compatible con diversos formatos como Word, PDF, PowerPoint, HTML y otros. 
• Reconocimiento de fuentes históricas y códigos de barras. 
• Separación de documentos según las páginas en blanco u otros factores que consideres importantes. 
• Integración con otros sistemas. 

Ventajas y beneficios de usar un OCR en tu negocio

Los documentos son uno de los pilares fundamentales en un negocio, por lo que contar con herramientas que nos permitan mantenerlos en orden en todo momento es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. ¿Cuáles son algunas ventajas, especialmente del OCR? 

• Ahorro de tiempo

¿Imaginas tener que contratar personal, ya sea freelance o interno, para introducir todos los datos a un sistema informático? Esto podría llevarse muchísimo tiempo y dinero. Al utilizar un OCR que realice ese trabajo por nosotros, podemos invertir ese personal o tiempo en tareas más valiosas. 

• Documentos editables

¿Cuántas veces has querido escribir o hacer algún cambio en un documento y no has podido porque no es editable? No eres el único. Gracias al sistema OCR esto ya no supone un problema, pues convierte cualquier archivo, incluidas las imágenes, en un documento que puedes editar. Y no solo eso, sino que ofrece la posibilidad de hacer búsquedas en él. 

• Imágenes editables

Cualquier documento escaneado siempre se guarda como una imagen en nuestro sistema. Con un OCR se convierten en un archivo editable, como si se tratara de un documento de texto y podrás usarlas de la manera que quieras. 

• Adiós al papel

Decir adiós al papel físico no es solo una cuestión de cuidar del medio ambiente, sino también de mantener nuestro lugar de trabajo más limpio, amplio y organizado. Ya no necesitas guardar montones de archivadores y papeles que se desorganizan fácilmente y donde es muy difícil encontrar algo. 

• Más productividad

Un OCR acelera la velocidad de procesamiento de datos y elimina la posibilidad de errores, lo cual aumenta la productividad mejorando así el servicio al cliente y aumentando las ventas y la buena reputación de la empresa. 

• Segmentación de información

Como todos los archivos son editables, puedes mantener la información confidencial o sensible que no te interese que esté al alcance de todos. 

• ROI rápido

Si bien es cierto que un OCR requiere una inversión, el mantenimiento es sencillo y las ventajas que ofrece permiten que el retorno de la inversión llegue muy pronto. Por tanto, es rentable y una inversión pequeña a corto plazo. 

¿Necesitas más razones para incluir un OCR en tu empresa? No lo dudes, las ventajas que ofrece esta herramienta son muy valiosas y aptas para cualquier tipo de empresa sin importar el tamaño que sea. 

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Autor: Daniel Quintero, Content Partnership Specialist