Mejores herramientas de productividad para disparar tu rendimiento

La productividad, además de hacer más, es convertir el tiempo en resultados medibles. Por eso, cuando una empresa utiliza las herramientas de productividad apropiadas, es capaz de reducir costes, cumplir plazos y tomar decisiones más acertadas, lo que va de la mano de una mayor rentabilidad y sostenibilidad.

A día de hoy es fácil encontrar software que ayude a planificar, priorizar y ejecutar sin perder horas en coordinaciones innecesarias, ¿pero cuál es el que más te conviene? Sigue leyendo, ¡vamos a presentarte algunas de las opciones más adecuadas para liderar con ventaja en cualquier sector!

Tipos de herramientas según tus necesidades

No todas las herramientas de productividad sirven para lo mismo. Algunas organizan proyectos y tareas, mientras que otras se centran en aspectos como la comunicación, el trabajo con documentos, la automatización o el seguimiento del tiempo.

Comprender qué problema resuelven, cómo se integran y qué nivel de control ofrecen es imprescindible para elegir bien y evitar duplicidades.

Gestión de proyectos y tareas

Estas herramientas convierten objetivos en trabajo ejecutable, como por ejemplo descomponiendo un proyecto en diferentes tareas, permitiendo asignar responsables a cada una, fechas y prioridades, o mostrando el estado en vistas como listas, cronogramas o tableros. En la metodología ágil, los tableros Kanban muestran el flujo con tarjetas y columnas y ayudan a limitar el trabajo en curso para detectar cuellos de botella. Soluciones como Jira o Trello usan este modelo, y plataformas como Asana centralizan la gestión diaria de tareas.

Las siguientes son algunas de las principales ventajas de este tipo de herramientas de productividad.

• Claridad y prioridades compartidas para todo el equipo.
• Seguimiento del progreso en tiempo real y detección de bloqueos.
• Mejor coordinación mediante asignaciones, fechas límite y dependencias.
• Informes y paneles que permiten tomar decisiones basadas en datos reales.
• Menos pérdida de tiempo buscando el estado de cada tarea.

Comunicación y colaboración en equipo

Estas otras herramientas de productividad se basan en centralizar la conversación y los documentos del trabajo para que la información no quede dispersa. Organizan la comunicación por canales o equipos, combinan chat con audio y vídeo y permiten compartir archivos y enlazarlos a proyectos.

Plataformas como Slack y Microsoft Teams unifican mensajería, reuniones y acceso seguro a archivos, además de integrarse con otras aplicaciones para mantener el contexto.

Estos son los principales beneficios de este tipo de software de productividad.

• Respuestas más rápidas y menos correos interminables.
• Alineación del equipo con conversaciones por temas y decisiones trazables.
• Colaboración fluida con reuniones, llamadas y pantalla compartida.
• Fácil gestión de documentos, con opciones intuitivas para compartir, comentar y localizar versiones.
• Integraciones que reducen cambios de herramienta y notificaciones duplicadas.

Aplicaciones de IA para ahorrar tiempo

A día de hoy existen aplicaciones de productividad con Inteligencia Artificial muy distintas, desde asistentes que permiten redactar y resumir hasta copilotos integrados en suites ofimáticas o en videollamadas, y las siguientes están entre las más utilizadas. ¡Por algo será!

• Microsoft 365 Copilot: Genera borradores, resúmenes y análisis dentro de Word, Excel, Outlook y Teams, usando tus archivos y notas para acelerar la creación y revisión de contenido.
• Gemini for Google Workspace: Ayuda a resumir correos y documentos y a crear texto en Gmail, Docs, Sheets y Meet, manteniendo el trabajo conectado a Drive y Chat.
• ChatGPT: Asistente para idear rápido, redactar, analizar datos y escribir código, con controles de privacidad y administración pensados para uso corporativo.
• Notion AI: Resume páginas, extrae puntos importantes o acciones y reescribe con otro tono en apenas unos segundos, lo que permite convertir documentación interna en conocimiento para equipos y proyectos.
• Slack AI: Crea resúmenes de canales e hilos y responde preguntas basándose en el conocimiento ya compartido en Slack, reduciendo el scroll y las interrupciones.
• Zoom AI Companion: Elabora resúmenes y facilita próximos pasos de reuniones, y mejora grabaciones con capítulos y destacados para que el equipo repase lo importante sin necesidad de volver a verlo todo.
• Zapier: Permite crear automatizaciones sin código. Conectas tus apps y creas flujos con un disparador y una o varias acciones . Muy recomendable si quieres que tareas repetitivas se hagan solas, y con un gran número de integraciones disponibles.
• Make: También brilla por las automatizaciones, pero con un enfoque muy visual. Básicamente, permite montar escenarios como si fueran piezas de LEGO (módulos), y añadir después ramificaciones con condiciones (si pasa A, haz B). Responde muy bien cuando la automatización tiene varios pasos y decisiones.
• n8n: Su punto fuerte son las automatizaciones con más control, permitiendo construir flujos de forma visual, pero también meter código cuando lo necesitas. Además, ofrece la opción de autohospedarlo (instalarlo en tu propio servidor) o usarlo en la nube.

Si quieres aprender a sacarles el máximo provecho posible en tu empresa, el Programa de IA para la productividad de The Valley es justo lo que necesitas. ¡Descubre una nueva forma de trabajar y lidera el cambio!

Cómo elegir la herramienta de productividad adecuada para ti

Elegir una herramienta de productividad sin tener claros los criterios a valorar suele derivar en malos resultados y pérdidas; por eso vamos a contarte en qué deberías fijarte para acertar.

• Cómo se ajusta a tus necesidades y tus flujos de trabajo: tareas, proyectos, OKR, documentación o reuniones.
• Facilidad de uso, con una interfaz clara, plantillas útiles y sin demasiada dificultad para la mayoría del personal.
• Integraciones con tu stack como correo, calendario, almacenamiento, CRM o BI.
• Seguridad y control, con aspectos como permisos por roles, acceso por proyecto y trazabilidad, sobre todo si gestionas información sensible o clientes.
• Escalabilidad, con capacidad para añadir más equipos, espacios y procesos sin volverse caótica.
• Visibilidad y reporting, con paneles, métricas y estados estandarizados para reducir la necesidad de reuniones de seguimiento y mejorar decisiones.
• Opción de probar antes de comprar para comprobar de primera mano si resultará realmente útil para tu empresa.
• Precio y soporte, para asegurarte de que aporta lo que necesitas por un importe asequible y de que, en caso de surgir algún problema, disfrutarás de la asistencia especializada que necesitas.

Consejos para no saturarte con demasiadas apps

Cuantas más herramientas de productividad utilices, más tiempo perderás cambiando de una a otra, buscando información y respondiendo notificaciones. Si te está pasando algo parecido, estos tips te vendrán de maravilla.

• Haz un inventario y elimina aplicaciones que sirvan para lo mismo.
• Integra antes de añadir para que la información viaje sin necesidad de trabajo manual.
• Establece reglas de comunicación, como qué se decide en las reuniones, qué queda como tarea asignada y qué va por email.
• Reduce las notificaciones configurando horarios de concentración, menciones limitadas y resúmenes diarios.
• Haz pruebas con un equipo reducido y lleva a cabo los ajustes necesarios antes de abrir el uso de la herramienta a todos los departamentos.
• Revisa el stack cada trimestre, prestando atención a aspectos como el uso real, los costes, la seguridad, los accesos y si la herramienta sigue aportando valor.

Hay muchas herramientas de productividad con IA y sin ella, pero la clave no está tanto en lo que ofrecen como en lo que seas capaz de aprovechar de ellas. ¡Tenlo muy en cuenta a la hora de elegir las que utilizarás y siempre serán un acierto!