Una de las mejores estrategias de negocios es realizar eventos donde tu empresa abra la ventana al aprendizaje, relacionarse con personas e incluir a empleados y colaboradores para transmitir los valores de la empresa desde la unión de las personas.
Un evento corporativo puede tener diferentes intenciones, hacer crecer de forma académica y humana a sus asistentes, dar capacitaciones, hacer el lanzamiento de un producto, mantener las relaciones con las personas que están cerca de la empresa o simplemente un viaje que ayude a los empleados a crecer durante su trayecto.
Para hacer un evento, existen ya metodologías que pueden ayudar a llevarlos a cabo, además cada evento es diferente y lleva especificaciones para hacerlos de forma adecuada.
En los próximos puntos te enseñamos los pasos que debes saber para hacer un evento corporativo, sea virtual o presencial.
1.Planeación
Este paso es el primero para definir el norte de tu evento. ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué quiero transmitir con el evento? ¿Qué resultados espero del evento?
A pesar de que pueda parecer obvio, muchas personas ignoran este paso y hacen que el evento pierda coherencia o sentido. Una vez que defines el objetivo, todas las acciones del evento deben ir alrededor de ese objetivo o agregarle valor al evento mismo. Es aquí también donde comienza la recolección de información. ¿Qué esperan los empleados o colaboradores de nosotros? ¿Cómo se han sentido en los últimos meses y cómo podemos ayudarlos? ¿Quiénes serán los responsables de organizar el evento?
Este es el momento donde se plantean todas las dudas y se establecen posibles caminos a tomar para hacer un evento fructífero. También es donde se establece el presupuesto para poder tomar acciones inteligentes que ayuden a la empresa a mantener sus finanzas. Siempre se debe buscar mantener la calidad del evento de acuerdo al presupuesto obtenido. Todo el mundo agradece que cuides sus finanzas.
2.Organización de los eventos para empresas
El segundo paso es la organización, donde se establecen roles y responsabilidades de las personas que estarán a cargo del evento. En resumen es un organigrama para saber a quién dirigirse cuando exista una duda y también tener claro cuál es el trabajo de cada persona.
Usualmente se divide en 5:
- Dirección General
- Área de finanzas
- Área de comunicación y relaciones públicas
- Área de logística y apoyo
- Área de talentos (en caso de tenerlos)
Los encargados de estas áreas y sus colaboradores se encargarán de las responsabilidades del evento. Se recomienda que por área exista un líder que delegue las tareas a otros colaboradores que se involucren con el evento. Es un trabajo en equipo, al ver el resultado el logro será de muchos y no sólo de un grupo reducido de personas.
Es importante que este organigrama sea visible y claro para todos, si es con nombre de los encargados y los colaboradores aún mejor. De esta forma el sentimiento de pertenencia es mayor y mostrará una clara comunicación para todos los involucrados.
En caso de que sea la primera vez que haces un organigrama, te dejamos este video que te ayudará a familiarizarte con ellos y te explica la importancia de tenerlos dentro de la empresa con algunos ejemplos que puedes adaptar a un evento.
A veces, puedes delegar el evento a especialistas que te ayuden a organizarlo y despreocuparte por su realización, en el caso de los viajes, puedes ver esta lista de agencias de viajes para empresas de Travelperk.
Este paso te ayudará a tener claras las responsabilidades del equipo y empezar a trabajar en pro de las metas planteadas en el paso 1.
3.Operación
Este paso es donde comienzan las actividades en pro del evento y comienzan 3 etapas fundamentales del evento:
- Pre evento
- Evento
- Post evento
Donde debe existir un programa o también conocido como “minuto a minuto” de las actividades a realizar antes, durante y después del evento. Es aquí donde la logística forma parte esencial del proyecto, pues deberán ser los encargados de que las entregas de los proveedores y el arreglo del evento salgan en tiempo y forma.
También es necesario que los encargados de las áreas brinden un reporte sobre las actividades realizadas o que estén aún en proceso. Se recomienda que existan ensayos antes del día del evento para que en la práctica se logren identificar áreas de oportunidad o problemas que pueden surgirle a los asistentes durante el mismo.
Se necesita tener todo cronometrado: momentos del receso, entrega de material o comida, asistencia a ponentes en caso de que existan, la duración de los discursos, entre otras actividades que se pueden realizar dentro del evento. Esto, les permitirá tener mayor control sobre el evento e impactar de forma positiva en los asistentes del evento y claridad en la organización y actividades del día.
4.Control
En este paso es donde se obtiene un seguimiento y evaluación del evento para conocer los logros alcanzados durante el evento y conocer si los objetivos fueron cumplidos. Se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
- Seguimiento
Se le debe dar seguimiento a patrocinadores o colaboradores del evento, haciéndoles llegar el agradecimiento por haber sido partes del evento y dejando puertas abiertas de oportunidades para próximos eventos.
También puedes plantear preguntas para mejorar su relación ¿Cómo podemos tener un mejor trabajo en equipo? ¿De qué manera estarías más satisfecho con nuestra alianza? o más preguntas para identificar áreas de oportunidad.
- Encuestas
Se recomienda enviar una encuesta o formulario donde los asistentes puedan identificar si les agradó el evento, si alcanzaron objetivos, aprendieron algo nuevo o algunas otras preguntas que ayuden a medir los resultados del mismo. Es importante que esta encuesta sea anónima, de esta manera los asistentes se sentirán con mayor confianza para responder.
- Eventos en línea
Aunque se crea que pueden ser muy diferentes, la realidad es que se cumplen los mismos pasos para poder llevarlos a cabo. La única diferencia son la forma en que los proveedores se involucran con el evento y las plataformas utilizadas para el mismo.
Muchas personas creen que los eventos en línea pueden ser tediosos e interminables y aunque hay muchos factores que influyen, la realidad es que si te concentras en los objetivos del evento y en comunicarlos de forma simple y entretenida los resultados serán geniales.
Sólo toma en cuenta que si existen diferentes ponentes no excedan los 40 minutos para no perder la concentración de los asistentes y constantemente tener actividades y dinámicas distintas para poder mantener la atención de los invitados.
Si este es el tipo de eventos que te gustaría realizar, te dejamos este video de Hotmart sobre ¿Cómo hacer eventos online? Y 5 pasos para crear el tuyo.
Recomendaciones finales
Recuerda siempre que lo más importante de tu evento es complacer y generar experiencias positivas de todos los asistentes, en resumen, dejarlos mejor que como llegaron.
Muchas veces se organizan eventos que pierden de vista la experiencia de los asistentes y es ahí donde comienza un evento tedioso o sin sentido para todas aquellas que presencien el evento.
Encuentra las mejores formas de impactarlos positivamente de forma creativa y que quizá no se haya visto antes. Resalta los valores de tu empresa mediante ellos y seguramente encontrarás nuevas alianzas, empleados más motivados y quizá sorpresas en la plantilla que no te esperabas.
Esperamos que te hayan funcionado estos pasos para crear un evento empresarial de impacto a todos los asistentes.
_
Autor: Daniel Quintero, Content Partnership Specialist
_
Si quieres estar al día de los eventos de The Valley puedes hacerlo desde aquí, ¡te esperamos!
