La transformación digital de las empresas es un proceso cada vez más común. Al punto que el no haber digitalizado la propia empresa es considerado casi un hándicap frente a la competencia.

La tecnología ha avanzado mucho desde hace algunos años a esta parte. Y la tecnología aplicada al mundo empresarial ha evolucionado a la par. Hoy en día podemos encontrarnos con una gran variedad de software y aplicaciones específicas que pueden ayudarnos a realizar las tareas que se desarrollan en nuestra empresa, incluidas las finanzas. No obstante, hay muchas empresas que aún son reticentes a digitalizarse. Ya sea por desconocimiento o por miedo al cambio.

A continuación, hemos hecho una lista específicamente para aquellas empresas que aún funcionan de manera analógica y, por el motivo que sea, aún no han decidido dar el paso hacia el mundo digital.

Por qué deberías digitalizar las finanzas y el resto de funciones en tu empresa.

1. Reducción de costes

Empezamos por quizás uno de los motivos que más importan a todo aquel que tenga una empresa. Digitalizar los procesos o la estructura de nuestra empresa nos puede suponer un ahorro de costes considerable.

Al utilizar softwares que realicen de forma automática o asistan a los trabajadores en sus labores, conseguimos dos cosas:

• Reducir el tiempo de realización.
• Reducir el número de personas necesarias.

En ambos casos, cada actividad que pueda ser asistida y/o automatizada, supone una reducción en el coste que implica cada tarea. Si esto lo aplicamos a más de un departamento o sector, el ahorro será también proporcional.

En el caso de las finanzas, además, los softwares pueden ayudarnos a recordar plazos, tasas o impuestos, y evitar multas. Nos asisten, además, con la presentación de la declaración del IRPF. Al tener catalogadas y organizadas todas las facturas emitidas y recibidas, simplemente debemos descargar un archivo con todas ellas para luego presentar en la Hacienda Pública. Incluso, sus bases de datos se actualizan periódicamente para estar al día y poder indicarnos cuáles son los tipos impositivos para el impuesto de sociedades en 2022 o que tipo de documento debemos presentar.

2.Agilización de procesos

Hemos mencionado brevemente esto en el punto anterior, pero creemos que es necesario ahondar un poco en cómo la digitalización puede afectar de manera positiva a la estructura y procesos internos de nuestra empresa.

La tecnología aplicada al mundo de las finanzas y de las empresas tiene el objetivo de facilitar la realización de tareas determinadas. A menudo se trata de aquellas más repetitivas, que ocupan quizás más tiempo del necesario a una persona realizarlas, pero que una máquina puede hacer en segundos.

No solamente la automatización nos puede ser de gran ayuda, también la asistencia o el uso de la tecnología en otros aspectos que quizás no se suelen tener en cuenta. Además de lo mencionado anteriormente, también puede ayudarnos a mejorar la comunicación y a facilitar el intercambio de información y datos.

Si todos nuestros documentos están digitalizados y en una base de datos accesible a todos, no será necesario solicitar ficheros o esperar que se nos envíe. Todo está accesible para todo aquel que los necesite. Esto supone un ahorro en gestiones y, por tanto, en tiempo y en dinero. Además, quitamos carga de trabajo a nuestros trabajadores, que podrán dedicarlo a otras tareas quizás, más importantes o que requieran mayor intervención.

3.Organización

Una empresa que no está organizada es una empresa caótica. Y una empresa caótica jamás podrá alcanzar su máximo potencial. Tendrá que dedicar mucho tiempo en gestiones y tareas que son fácilmente evitables con una organización adecuada.

La tecnología y la digitalización pueden ayudarnos a organizar y simplificar la estructura de nuestra empresa. Puede ser a través del almacenamiento de documentos de forma digital, que nos da mucha más libertad y accesibilidad a nuestros ficheros. Pero que, a la vez, nos ofrece una indexación y una capacidad organizativa más ágil y cómoda.

Cualquier fichero puede encontrarse en segundos, no importa cual sea su ubicación. Sin embargo, si los ficheros están organizados de manera adecuada, podremos también rápidamente acceder a ellos porque conoceremos ya cual es su ubicación lógica.

También la organización a través de programas digitales puede referirse a la gestión de tareas con el uso de un tablero virtual. Estos nos permiten visualizar, gestionar y asignar todas las tareas a realizar para, así, asegurarnos que nada quedará pendiente ni ninguna tarea se entregará tarde.

Ya sea a través del indexado y almacenamiento de documentos o la gestión de las tareas diarias, existen herramientas digitales que pueden ayudarnos a mejorar notablemente la organización de nuestra empresa.

4. Productividad

De la mano con los dos últimos puntos anteriores, podemos afirmar que el uso de software y herramientas digitales puede hacer que la productividad de nuestra empresa aumente exponencialmente.

Por un lado, por la mencionada organización y el uso de herramientas para mejorar la organización de las tareas. Estas herramientas no solo sirven para organizar mejor las ideas y tareas, sino que pueden suponer una gran ayuda para los trabajadores. El poder visualizar todas las tareas, permite que las tareas se puedan organizar en periodos de tiempo y cada trabajador pueda organizarse la jornada sabiendo de antemano todo lo que tendrá que realizar. Además, dispondrá de todos los elementos necesarios para realizarlas en cada ficha, por lo que tendrá todo al alcance de la mano y no tendrá que buscar ni desplazarse para encontrar la información necesaria.

Por otro lado, porque, con la asistencia de herramientas digitales, se puede reducir el tiempo de realización de cada tarea. No se tarda lo mismo realizando una tarea solo, que con la asistencia de un software específico.

De esta manera, en el mismo tiempo que anteriormente se realizaban 4 tareas, ahora pueden realizarse 6, 7 o incluso 8.

5. Atención al cliente

Este punto es crucial. La digitalización y las nuevas corrientes empresariales ponen al cliente al centro de todo. Es uno de los elementos más importantes de todo negocio, por lo que debe sentir que es importante y debe recibir un trato acorde. Además, se hace mucho hincapié en la satisfacción del cliente como método para fidelizar y crear una comunidad. Esto solo puede conseguirse ofreciendo un servicio de calidad. Por muy bueno que sea el producto, si el servicio no está a la altura, es poco probable que el cliente vuelva a comprarnos.

Utilizar herramientas digitales puede ser de gran ayuda a la hora de mejorar la atención al cliente de nuestra empresa. Podemos ofrecer asistencia de forma omnicanal. De este modo, independientemente de donde nos contacte el cliente ―puede ser email, redes sociales, teléfono o, incluso, en persona― podremos tener toda la información necesaria en un solo mando. Si disponemos de toda la información desde el primer minuto, podremos entender más rápidamente dónde está el problema y cómo gestionarlo, ahorrando tiempo de gestión y evitando que el cliente quede en espera.

De este modo, podremos responder de manera ágil y completa, algo que los clientes valoran cada vez más.

6.Descentralización

El concepto de trabajo presencial está quedando cada vez más obsoleto. Si bien la tendencia hacia trabajar desde casa ya venía en auge, sobre todo en empresas de tecnología, la pandemia del COVID-19 ha acelerado el proceso.

Gracias a herramientas y softwares digitales, la necesidad de tener que reunirse en una oficina o tener que trabajar todos desde el mismo lugar ya no es necesaria. Existen herramientas que funcionan en la nube y nos permiten tener acceso a todos nuestros datos en cualquier momento. La gran mayoría de estos, además, son multiplataforma, lo que quiere decir que podemos acceder tanto desde un ordenador, como desde un móvil o tableta.

Algo similar sucede con las reuniones y la comunicación. Lo que antes implicaba un desplazamiento y tener que ponerse de acuerdo en una fecha y hora que viniese bien a todos, ahora puede solucionarse con una videollamada de grupo.

La comunicación corriente y diaria también se ha visto afectada, el uso de chats escritos para la comunicación inmediata entre trabajadores ha sustituido al email y a las llamadas telefónicas. Todo es más rápido, inmediato y cómodo.

El uso de herramientas digitales de comunicación ayuda a descentralizar las gestiones y a que cada trabajador pueda realizar sus tareas de la misma manera, pero sin tener que salir de casa.

7. Comodidad

Siguiendo el discurso del punto anterior, lo que realmente se gana a la hora de digitalizar un negocio o una empresa es comodidad. Comodidad entendida como mayor facilidad a la hora de realizar una determinada tarea o como la posibilidad de poder trabajar desde la tranquilidad de la propia casa, pudiendo así mejorar la conciliación. Todo lo que consiga amenizarnos el trabajo y mejorar el día a día, debe ser tenido en cuenta.

En definitiva, más allá de los costes o la productividad, el poder realizar las mismas tareas de manera más cómoda es lo que marcará la diferencia y nos terminará de convencer que hemos tomado la decisión correcta.

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Autor: Daniel Quintero, Content Partnership Specialist