Toda empresa, independientemente de su tamaño, requiere de una técnica para organizar los proyectos que realiza. Por esta razón es importante comprender las etapas de vida de un proyecto a fin llevarlo fluidamente hacia su finalización y saber qué técnicas implementar.
Además, el desglose de las tareas en diferentes fases ayuda a gestionar mejor el trabajo y a tener un control total sobre él. Sin embargo, es importante mencionar que cada servicio o proyecto tiene un ciclo de vida propio pero generalmente siguen las mismas etapas. Por esta razón, lo que lo que abordaremos a continuación te será útil independientemente de las características de tu proyecto.
El origen: ciclo de vida de un proyecto
Supongamos que una persona tiene una idea que siente que vale la pena llevar a cabo por lo que se arma de valor y decide reunir apoyo para su proyecto. En este punto apenas necesita dinero o personal por lo que va directo ante un comité para presentarlo. Este grupo de personas lo evalúa y, si es seleccionado, puede continuar con el trabajo junto a una asignación presupuestaria y otros requisitos.
Las 5 etapas del ciclo de vida de un proyecto
Es entonces cuando se inician las cuatro fases elementales de un proyecto. ¿Cuáles son?
Fase 1 – Iniciación
La primera y vital fase del ciclo de vida del proyecto reconoce los procesos que deben realizarse a lo largo del desarrollo del mismo y además define el alcance y el propósito.
Sumado a eso, las investigaciones realizadas en esta etapa se discuten para asegurar que cumplan con los objetivos del proyecto para que se considere exitoso. También se ponen a prueba las habilidades de gestión, la dirección evalúa alternativas para abordar los riesgos, las dependencias y las limitaciones.
El último paso en esta etapa es asignar una fecha límite basada en los recursos disponibles. Se recomienda realizar un mapa mental en esta etapa para poder evaluar todos los aspectos importantes del proyecto y hacer una mejor planificación (que es la etapa que sigue).
Fase 2 – Planificación
Esta es la etapa más vital donde se lleva a cabo la planificación para la ejecución del proyecto. Dado que cada uno es diferente, también lo es el enfoque. Aunque la planificación continúa durante todo el proyecto, esta fase del ciclo de vida del mismo es el núcleo y comprende respuestas a varias preguntas vitales.
La planificación del proyecto incluye la determinación de recursos, finanzas, calidad, riesgo, comunicaciones, adquisiciones, proveedores e incluso revisión del plan. Durante esta fase se puede pensar en planes para realizar marketing por correo electrónico y por redes sociales y otras estrategias que puedan resultar valiosas.
Además, establece la metodología a seguir para completar con éxito el proyecto, todo esto asentado en un informe ejecutivo.
Fase 3 – Ejecución
En la fase de ejecución del ciclo de vida se asignan las tareas y se construyen los entregables. Estos incluyen documentos, planes, cronograma, presupuesto y el anteproyecto para completar el proyecto.
Asimismo, hay un equipo de gestión de la calidad que se centra en los cambios y errores que deben solucionarse. Este análisis ayuda a hacer un ajuste para adaptarse a los alcances del proyecto o compensar los entregables que no cumplieron con el plazo.
Además, estos entregables se presentan al cliente antes de que decida aceptarlos o no. Estos pueden ser piezas de diseño como una infografía, por ejemplo, artículos, videos, un sitio web, ¡e incluso una torta! Va a depender de lo que el proyecto sea y a lo que tu empresa se dedique.
Generalmente, la fase de ejecución es la fase más larga, pero no se puede definir la duración ya que varía de un proyecto a otro.
Finalmente, después de determinar las acciones correctivas, es hora de implementarlas.
Fase 4 – Supervisión
La fase de supervisión es esencial para garantizar que el proyecto se mantenga en curso y cumpla con los objetivos establecidos antes del cierre. Esta etapa incluye:
- Seguimiento del Progreso: Monitorizar cronogramas, costes y calidad para asegurar el cumplimiento de los planes.
- Gestión de Riesgos: Identificar y evaluar riesgos potenciales, y desarrollar estrategias para mitigarlos.
- Comunicación Continua: Mantener una comunicación efectiva mediante informes de progreso, reuniones de seguimiento y gestión de expectativas de las partes interesadas.
- Evaluación de Desempeño: Utilizar KPIs para medir el éxito, realizar evaluaciones periódicas y ajustar estrategias según sea necesario.
- Acciones Correctivas: Implementar soluciones para corregir desviaciones y asegurar que el proyecto vuelva al camino previsto.
Esta fase asegura que cualquier problema se aborde a tiempo, mejorando las probabilidades de éxito del proyecto.
Fase 5 – Cierre
En esta fase se envían al cliente los entregables acordados, finaliza la facturación y los contratos, y liberas los recursos para uso futuro.
En el cierre también se evaluará el éxito del proyecto, así como las habilidades de gestión que tuvieron lugar.
Sin embargo, aunque el proyecto haya terminado, el trabajo del director del proyecto no finaliza aún. Debe evaluar todo el proyecto: qué funcionó y qué no y en qué medida. Esta persona tiene la responsabilidad de buscar el alcance de la mejora e identificar el éxito.
La importancia de planificar correctamente las etapas de un proyecto
Comprender las fases de un proyecto te ayudarán a ti y a cualquier propietario de una pequeña o mediana empresa a llevarlo a cabo con éxito de principio a fin.
Sin embargo, si las fases no se implementan correctamente, a pesar de haber comprendido su importancia, es recomendable acudir a ayuda externa a través de software de gestión de proyectos o expertos en la materia.
Recuerda que todo lo que te propongas en tu empresa o con tu marca es posible de lograrlo. Basta con saber organizarse y tener los objetivos y metas claras y, muy especialmente, cuál será la manera de lograrlas.
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