Cuando comienzas a organizar un evento, tienes que tener en cuenta muchos factores. Si queremos que tenga éxito, no solo nos centraremos en el espacio para celebrarlo, el contenido o la convocatoria. Hay otras claves que no debemos olvidar y que resultan imprescindibles para que la ejecución sea más fácil y acertada. Y con la era digital, no debemos descuidar este campo. Por ello, vamos a ver 10 claves digitales para organizar un evento.

Ante todo, tenemos que tener claro tres elementos importantes:

  1. ¿Qué pretendemos conseguir? Objetivos de la organización del evento, . Debemos establecer el objetivo que deseamos y perseguirlo en el pre, durante y post al evento.
  2. ¿Qué herramientas vamos a utilizar? Deberemos pensar en los objetivos establecidos y en qué momento de la organización vamos a utilizarlas.
  3. ¿Cómo potenciar la organización de nuestro evento y alcanzar el éxito del mismo?

Debido al desarrollo tecnológico, la digitalización juega un papel muy importante a la hora de organizar un evento. Contamos con numerosas herramientas digitales que nos ayudarán a lograr nuestros objetivos. Pero tenemos que saber cómo usarlas.

A continuación recogemos una serie de recomendaciones y claves a tener en cuenta para una buena gestión de estas herramientas:

Despierta interés en la convocatoria

Uno de nuestros principales objetivos en la organización del evento consistirá en llegar al mayor número de personas posibles. Sin olvidar que estás deben formar parte de nuestro público objetivo.

Para ello estableceremos un filtro en nuestros contactos. Una vez obtenida la lista, sabremos a quién podemos mandar un email con la invitación del evento.

Esta invitación, además de recoger datos claves (la fecha, el lugar y el horario, etc.), debe tener un diseño y contenido atractivo. De esta manera despertará interés y ánimo por compartirla.

Por ejemplo, en la redacción podemos establecer diferentes enlaces para acceder a:

  • Formulario del evento, para que puedan apuntarse.
  • Un mapa de la zona donde se realice el evento (Google maps o Bing).
  • Información de los ponentes o protagonistas, como su perfil de Linkedin.
  • Guía detallada de cómo llegar y acceder al espacio de celebración.
  • Opción de compartir la invitación en plataformas como Whatsapp, ya que puedes dar de una manera muy fácil gran visibilidad al evento y fomentar la participación.
  • Contacto de la persona que organiza el evento, para poder ampliar información.

Crea un título atractivo

Cuando enviamos una invitación, el título del evento es lo primero que vemos. Supone la entrada o no de un usuario al contenido del mismo. Por lo tanto debe ser atractivo, breve y claro.

La redacción de la invitación proporcionará el contenido y los detalles del acontecimiento, pero el título debe captar la atención del usuario. Por ello, debemos pensar en palabras claves que inciten a ello.

Con estas palabras claves no solo pensaremos en captar interés, sino en posicionarnos en internet cuando llegue la hora de compartir en RRSS. Es decir, pensaremos en SEO

Para saber qué palabras claves son más recomendables podemos utilizar herramientas como el Keyword Planner de Google o Ubersuggest.

Diseña una imagen del evento para circular en redes

Es importante también tomar un tiempo para diseñar una imagen, o material audiovisual que se relacione con el evento. Vamos a publicar este material en redes, por lo tanto es fundamental que tenga coherencia con el contenido, y que también resulte atractivo.

Este material gráfico o audiovisual supone otro gancho a la hora de crear interés en las personas, debes pensar qué información quieres transmitir con ello.

Para diseñar imágenes tenemos numerosas herramientas, pero os dejamos dos que son muy fáciles de utilizar y además son gratuitas: Canva y Fotor

Utiliza alguna herramienta de promoción de pago

A parte de promocionar tu propio evento de forma gratuita, también puede ser aconsejable utilizar un anuncio de pago en plataformas que tengan impacto entre nuestro público objetivo.

Una de las opciones sería incluir publicidad nativa en plataformas digitales con gran repercusión como Facebook, Linkedin, Instagram. Incluso, podemos contratar servicios de algún influencer, siempre que esté relacionado con el target al que queremos enfocarnos.

Con una inversión pequeña podemos dar gran visibilidad a nuestro evento, pero es muy importante tener en cuenta:

  • El anuncio debe proporcionar un mensaje claro e impactante.
  • Decide la ubicación en la que quieres centrarte.
  • Investiga si a parte de las RRSS existen otras plataformas digitales donde se concentre tu público objetivo.
  • Y lo principal y más importante, define tu target y enfócate en ese sector.

Utiliza las redes sociales para promocionar de forma gratuita tu evento

Como ya sabemos, las redes sociales suponen un trampolín de promoción que podemos utilizar de forma gratuita. Su buen uso puede llevar a que la convocatoria de nuestro evento y la transmisión de contenidos sea todo un éxito o no.

A la hora de publicar la invitación de un evento o información sobre el mismo, tenemos que pensar que no vamos a invertir dinero pero sí tiempo. Las publicaciones deben establecerse durante:

  1. El principio (pre) para informar del contenido y atraer público.
  2. Durante el evento transmitiendo lo que está pasando para compartirlo con aquellas personas que no puedan estar de manera presencial (así aumentaremos el impacto).
  3. Una vez acabe (post) para poder viralizar contenido y promocionar el mismo de cara a futuros proyectos. El contenido audiovisual del evento es muy importante en esta fase.

Existen numerosas redes conocidas donde puedes volcar contenido. Lo importante como dijimos anteriormente, es saber enfocar la información en la plataforma adecuada.

Retransmite tu evento en streaming

El streaming es otra herramienta de comunicación digital y lo más importante, destruye la barrera geográfica. Aquellas personas que no puedan ir porque no se encuentren en la ciudad donde se celebre (o por cualquier otra razón) pueden conectarse y verlo como si estuviesen allí. Además, podemos grabar el streaming y difundirlo posteriormente en redes sociales.

Para ello debes tener en cuenta que:

  • La señal de internet sea buena. Es aconsejable que realices una prueba antes del día del evento para asegurar que la retransmisión es buena.
  • Elegir un canal de retransmisión, como el canal de Youtube de la empresa u organización donde se realice el evento. Youtube es una plataforma muy conocida y te da gran facilidad para compartir el contenido en otras plataformas.
  • Dejar claro a los usuarios antes del evento dónde pueden ver el streaming. Si no pueden acceder de manera rápida y fácil, puede que nuestra transmisión no sirva de mucho.

Revisa los aspectos técnicos

A veces para la organización de nuestro propio evento acudimos a espacios ajenos por razones como la capacidad. Pero hay que tener en cuenta también otros aspectos como la conexión wifi o la posibilidad de que haya enchufes accesibles en la sala para que los asistentes puedan conectar sus dispositivos, para tomar notas o compartir contenido en sus propias redes sociales.

Hay que cuidar todos los detalles para poder viralizar nuestro evento.

Utiliza tecnología inmersiva en tu evento

Podemos llegar a impresionar a los asistentes con tecnología inmersiva. Gracias a estos avances tecnológicos tenemos  la capacidad de recrear contenido de una manera muy creativa y efectiva, muy alineado con lo que queremos contar.

La Inteligencia artificial, Realidad Virtual, Realidad Aumentada, Robótica o IOT son algunos de los ejemplos que podemos utilizar para captar mejor la atención del asistente o usuario y transmitir nuestro mensaje. Además nos ayudará a ampliar nuestra interrelación y ahorrarnos tiempo de trabajo a la hora de explicar el mensaje.

Es difícil disponer de estos avances tecnológicos, pero puedes encontrar espacios interactivos que te los ofrecen, como nuestro centro de innovación de The Valley, The Place, donde ponemos a tu alcance las últimas tecnologías disruptivas, para convertir tu evento en una experiencia personalizada y única enfocada en numerosos sectores.

Crea una presentación visual

Si en tu evento tienes la oportunidad de exponer una presentación como apoyo a lo que quieres contar, debe ser muy visual. Aléjate de presentaciones llenas de texto, con tipografía pequeña y en blanco y negro.

En su lugar, utiliza contenido audiovisual. Busca vídeos o imágenes originales que tengan que ver con la temática, para que el perceptor no desconecte. Puedes utilizar plataformas de bancos de imágenes con derechos y gratuitas como Pexels, Unsplah o Pixabay.

Lo interesante es abordar información eficaz unida a la combinación de diferentes formatos como imágenes, gifs, vídeo, ilustraciones y saber comunicar. No solo vamos a centrarnos en los detalles técnicos y digitales, tenemos que asumir que “La voz es nuestra tarjeta de visita” (Marta Pinillos).

En una ponencia tenemos que controlar tanto nuestra comunicación verbal como como no verbal (gestos, miradas, control del espacio, de la voz…) Si quieres saber más sobre cómo hablar en público, os dejamos una conferencia de Rocío Martín, donde se recogen numerosos consejos para ello.

Utiliza herramientas para que puedan agendar tu evento

Por último, pero no por ello menos importante, es muy aconsejable utilizar herramientas como Outlook o Google calendar para que los asistentes puedan agendar el evento, y no se olviden de asistir.

Además, hay que tener en cuenta varios factores que pueden afectar a la convocatoria. Los días festivos, eventos importantes que puedan coincidir con el tuyo, y horario de otros países en caso de que invitemos a personas extranjeras.

En resumen, se puede enumerar muchas herramientas y claves digitales que ayuden a organizar tu evento. Aquí solo hemos expuesto algunas sin entrar en el resto de temas de ejecución de eventos, como por ejemplo la gestión de espacio, ya que son claves diferentes.

Organizar un evento requiere mucha atención, tiempo para atender a todos esos detalles y alguna inversión económica pequeña que nos ayude a viralizar el contenido.

Ningún evento resulta ser igual, así que cada vez que empieces a organizar uno nuevo, focaliza la audiencia a la que irá dirigido, utiliza las herramientas que creas que son más convenientes e investiga en qué momento del proceso de organización es mejor utilizarlas.

Entonces…¿te atreves a organizar uno? Mientras tanto, te invitamos a acudir a los que celebramos en The Valley, ¡eres bienvenido! 

Alberto SalgadoCustomer Service Expert

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