¿Por qué los eventos digitales necesitan una estrategia específica?
Cuando comienzas a organizar un evento, tienes que tener en cuenta muchos factores. Si queremos que tenga éxito, no solo nos centraremos en el espacio para celebrarlo, el contenido o la convocatoria. Hay otras claves que no debemos olvidar y que resultan imprescindibles para que la ejecución sea más fácil y acertada. Y con la era digital, no debemos descuidar este campo. Por ello, vamos a ver 10 claves digitales para organizar un evento.
Ante todo, tenemos que tener claro tres elementos importantes:
- ¿Qué pretendemos conseguir? Objetivos de la organización del evento. Debemos establecer el objetivo que deseamos y perseguirlo en el pre, durante y post al evento.
- ¿Qué herramientas vamos a utilizar? Deberemos pensar en los objetivos establecidos y en qué momento de la organización vamos a utilizarlas.
- ¿Cómo potenciar la organización de nuestro evento y alcanzar el éxito del mismo?
Debido al desarrollo tecnológico, la digitalización juega un papel muy importante a la hora de organizar un evento. Contamos con numerosas herramientas digitales que nos ayudarán a lograr nuestros objetivos. Pero tenemos que saber cómo usarlas.
10 claves digitales para organizar un evento de forma eficaz
1. Despierta interés en la convocatoria
Uno de nuestros principales objetivos en la organización del evento consistirá en llegar al mayor número de personas posibles. Sin olvidar que estás deben formar parte de nuestro público objetivo.
Para ello estableceremos un filtro en nuestros contactos. Una vez obtenida la lista, sabremos a quién podemos mandar un email con la invitación del evento.
Esta invitación, además de recoger datos claves (la fecha, el lugar y el horario, etc.), debe tener un diseño y contenido atractivo. De esta manera despertará interés y ánimo por compartirla.
Por ejemplo, en la redacción podemos establecer diferentes enlaces para acceder a:
- Formulario del evento, para que puedan apuntarse.
- Un mapa de la zona donde se realice el evento (Google maps o Bing).
- Información de los ponentes o protagonistas, como su perfil de Linkedin.
- Guía detallada de cómo llegar y acceder al espacio de celebración.
- Opción de compartir la invitación en plataformas como Whatsapp.
- Contacto de la persona que organiza el evento, para poder ampliar información.
2. Crea un título atractivo y orientado al SEO
Cuando enviamos una invitación, el título del evento es lo primero que vemos. Supone la entrada o no de un usuario al contenido del mismo. Por lo tanto debe ser atractivo, breve y claro.
La redacción de la invitación proporcionará el contenido y los detalles del acontecimiento, pero el título debe captar la atención del usuario. Por ello, debemos pensar en palabras claves que inciten a ello.
Con estas palabras claves no solo pensaremos en captar interés, sino en posicionarnos en internet cuando llegue la hora de compartir en RRSS. Es decir, pensaremos en SEO.
Para saber qué palabras claves son más recomendables podemos utilizar herramientas como el Keyword Planner de Google o Ubersuggest.
3. Diseña una imagen potente para redes
Es importante también tomar un tiempo para diseñar una imagen, o material audiovisual que se relacione con el evento. Vamos a publicar este material en redes, por lo tanto es fundamental que tenga coherencia con el contenido, y que también resulte atractivo.
Este material gráfico o audiovisual supone otro gancho a la hora de crear interés en las personas, debes pensar qué información quieres transmitir con ello.
Para diseñar imágenes tenemos numerosas herramientas, pero os dejamos dos que son muy fáciles de utilizar y además son gratuitas: Canva y Fotor.
4. Apoya la difusión con herramientas de promoción de pago
A parte de promocionar tu propio evento de forma gratuita, también puede ser aconsejable utilizar un anuncio de pago en plataformas que tengan impacto entre nuestro público objetivo.
Una de las opciones sería incluir publicidad nativa en plataformas digitales con gran repercusión como Facebook, Linkedin, Instagram. Incluso, podemos contratar servicios de algún influencer, siempre que esté relacionado con el target al que queremos enfocarnos.
Con una inversión pequeña podemos dar gran visibilidad a nuestro evento, pero es muy importante tener en cuenta:
- El anuncio debe proporcionar un mensaje claro e impactante.
- Decide la ubicación en la que quieres centrarte.
- Investiga si aparte de las RRSS existen otras plataformas digitales donde se concentre tu público objetivo.
- Y lo principal y más importante, define tu target y enfócate en ese sector.
5. Aprovecha el potencial de las redes sociales
Como ya sabemos, las redes sociales suponen un trampolín de promoción que podemos utilizar de forma gratuita. Su buen uso puede llevar a que la convocatoria de nuestro evento y la transmisión de contenidos sea todo un éxito o no.
A la hora de publicar la invitación de un evento o información sobre el mismo, tenemos que pensar que no vamos a invertir dinero pero sí tiempo. Las publicaciones deben establecerse durante:
- El principio (pre) para informar del contenido y atraer público.
- Durante el evento, compartiendo lo que está pasando.
- Una vez acabe (post), para viralizar contenido y promocionar futuros proyectos.
6. Retransmite el evento en streaming
El streaming es otra herramienta de comunicación digital y lo más importante, destruye la barrera geográfica. Aquellas personas que no puedan asistir físicamente pueden conectarse y verlo como si estuviesen allí. Además, podemos grabar el streaming y difundirlo posteriormente en redes sociales.
Ten en cuenta:
- La señal de internet debe ser excelente. Haz pruebas previas.
- Elige bien el canal de retransmisión (como YouTube).
- Comunica con antelación dónde podrá verse el evento en streaming.
7. Revisa todos los aspectos técnicos con antelación
A veces organizamos eventos en espacios ajenos. Hay que asegurarse de que haya buena conexión wifi, enchufes accesibles y condiciones técnicas óptimas para interactuar y compartir contenido desde dispositivos.
8. Incorpora tecnología inmersiva para impresionar
Gracias a avances tecnológicos como la inteligencia artificial, la realidad virtual o la realidad aumentada, puedes generar una experiencia memorable para los asistentes. Estos recursos, además de captar mejor la atención, permiten transmitir mensajes de forma más visual y eficaz.
9. Apóyate en una presentación visual profesional
Si vas a utilizar presentaciones durante el evento, procura que sean visuales, con poco texto y contenido audiovisual. Utiliza bancos de imágenes gratuitos como Unsplash o Pixabay. Y no olvides cuidar tu comunicación verbal y no verbal: tu voz, tus gestos y tu presencia también forman parte del mensaje.
10. Facilita el agendado del evento con herramientas digitales
Utiliza herramientas como Google Calendar o Outlook para que los asistentes puedan guardar la fecha fácilmente. Ten en cuenta los días festivos, eventos paralelos o diferencias horarias si invitas a personas de otros países.
Conclusión: organiza, digitaliza y diferencia tu evento
En resumen, se puede enumerar muchas herramientas y claves digitales que ayuden a organizar tu evento. Aquí solo hemos expuesto algunas sin entrar en el resto de temas de ejecución de eventos, como por ejemplo la gestión de espacio, ya que son claves diferentes.
Organizar eventos digitales requiere atención al detalle, planificación estratégica, y una mentalidad orientada a la experiencia del asistente. Si combinas creatividad con herramientas tecnológicas adecuadas, tus eventos no solo destacarán, sino que serán recordados.
Ningún evento resulta ser igual, así que cada vez que empieces a organizar uno nuevo, focaliza la audiencia a la que irá dirigido, utiliza las herramientas que creas que son más convenientes e investiga en qué momento del proceso de organización es mejor utilizarlas.
Entonces… ¿te atreves a organizar uno? Mientras tanto, te invitamos a acudir a los que celebramos en The Valley, ¡eres bienvenido!
