Toda transformación en una empresa exige un proceso de cambio, tanto en la organización como en la cultura de la misma, en los equipos y en la propia reestructuración de las dinámicas de trabajo. Sabemos que la economía del conocimiento y la digitalización de las empresas es una realidad que van unidas y afrontar ese reto para algunas será más fácil que para otras, dependiendo de la flexibilidad y adaptabilidad de sus estructuras a los cambios.
Adoptar las herramientas adecuadas puede ser una garantía de éxito. Sin embargo, ¿están todas las empresas preparadas para ello? ¿Es igual de fácil adoptar determinadas metodologías en todas las organizaciones? No siempre se puede seguir la misma dinámica en todos los casos. Cada organización deberá definir un proceso propio y las metodologías se aplicarán si las condiciones lo permiten.
En el caso de las metodologías Agile como Scrum o Kanban, por ejemplo, partimos de la base de la flexibilidad de los procesos, en tanto en cuanto, responden a estrategias en tiempo real más que a planificaciones y estrategias tradicionales. Las metodologías ágiles permiten adaptar la forma de trabajo de la organización al contexto y características del proyecto, a partir de la flexibilidad, inmediatez, iteración o pivotaje. Sin embargo, se alcanza el éxito porque se trabaja de forma colaborativa y se entiende que el equipo es prioritario.
Las empresas que aplican metodologías ágiles buscan gestionar proyectos de forma eficaz y eficiente, adaptando la forma de trabajo a condiciones de proyectos, a la necesidad de dar inmediatez a las cuestiones y demandas que plantea el mercado y el cliente, y buscando reducir los despilfarros y los costes innecesarios en los procesos de producción. Eso supone además, aplicar estrategias de desarrollo incremental, generando valor cada vez que se propone un producto mínimo viable en lugar de una planificación y ejecución completa de producto. El desarrollo por fases y el aporte de valor son básicos para entender el proceso. ¿Cuál de los esfuerzos crean valor y cuáles despilfarro?
El objetivo de aplicar metodologías Agile a nuestra organización debe ser articular un proceso, adaptado a nuestra empresa y a las circunstancias de desarrollo de la mismas, como las condiciones específicas del entorno, que encaja piezas según obtenemos datos y validamos conocimiento. Cuando las empresas apuestan por esta metodología consiguen gestionar los proyectos de forma eficaz reduciendo los costes e incrementando su productividad. Al final se usan para minimizar los riesgos durante la realización de un proyecto, pero de manera colaborativa. Conceptos como la gestión de equipos, la búsqueda de maximización de los talentos en la organización y la capacidad de liderazgo son claves en este entorno, pues el equipo es el rey.
Las metodologías Agile se articulan a partir de cuatro valores fundamentales: los individuos por encima de los proceso, el software que funciona por encima de la burocracia, la colaboración con el cliente por encima del contrato y la respuesta al cambio por encima de ceñirse a un plan inicial.
A partir de ahí se definen 12 principios básicos, pero lo ágil está guiado por la visión y el valor aportado al cliente. Por lo tanto, se trata de mejorar la satisfacción del cliente siendo conscientes de la implicación del equipo en el desarrollo de producto y en su motivación, ahorrar tanto en tiempo como en costes, aplicar una mayor velocidad a los procesos de producción y ser eficientes en cuanto se eliminan aquellas características innecesarias del producto.
Las metodologías Agile permiten mejorar la calidad del producto y alertar rápidamente tanto de los errores como de los problemas. Hay dos que son las más conocidas y aplicadas por la mayoría de las empresas: Scrum y Kanban.
Scrum tiene su origen en el desarrollo de software y es un proceso para organizar los proyectos, en el que se aplica de manera regular un conjunto de buenas prácticas cuya base es trabajar de forma colaborativa, en equipo, para obtener el mejor resultado posible de un proyecto.
Estas prácticas son útiles cuando además tenemos equipos altamente productivos pero además es una metodología de trabajo recomendada para el desarrollo de proyectos en entornos altamente cambiantes y con cierta incertidumbre, donde los requisitos y funcionalidad de producto pueden modificarse o estar poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productivas son imprescindibles.
El origen de la Kanban se sitúa en los procesos de producción “just-in- time” (JIT) ideados por Toyota, donde se utilizaban tarjetas para identificar necesidades en la cadena de producción del producto. A partir del mismo se genera una evolución y adaptación del método y se considera una técnica de gestión de tareas muy visual, que permite ver a golpe de vista el estado de los proyectos, así como también pautar el desarrollo del trabajo de manera efectiva, aquello que está en curso, por iniciar o terminado. La mayoría lo identifica fácilmente con la aplicación de Trello.
El mundo cambia y las necesidades cambian. Las organizaciones tienen que adaptarse a estas circunstancias flexibilizando sus procesos de generación de producto y de servicio para satisfacer necesidades del cliente y mejorar los ratios de coste.
Las metodologías Agile son una buena opción. ¿Te apuntas a experimentar?
Si te interesa este tema, no te pierdas el siguiente post sobre las claves en la transformación de las organizaciones.
Autora: Sonia Pagés, CEO de Hub For Africa y Docente en The Valley.
