Hoy en día los procesos de digitalización son fundamentales para lograr que las empresas sean más competitivas. En cambio, muchos departamentos de Recursos Humanos siguen viviendo en el pasado y no tienen en cuenta las oportunidades que una gestión actualizada les puede brindar para lograr una mayor eficiencia a nivel empresarial.
Desde siempre en las empresas la gestión de los recursos humanos es un área de mejora y trabajo incesante. La selección de personal, gestión de recursos, coordinación de los trabajadores… son tareas imprescindibles para el correcto funcionamiento de una plantilla y por lo tanto, de la organización. Para que todas las tareas del sector en la era del 4.0 se puedan llevar a cabo, la digitalización de los Recursos Humanos es indispensable, esto nos lleva sin duda a la transformación digital.
¿Qué es la digitalización de los RRHH?
La digitalización de RRHH es un gran proceso de cambio, que tiene como misión mejorar su gestión y organización. Consiste en optimizar los propios procesos de estos expertos, donde se incluyen nuevos medios y herramientas como puede ser la inteligencia artificial o el análisis de datos. Es una gran transformación a nivel interno que debe estar alineado con la cultura empresarial para lograr que los procesos sean innovadores y eficientes. No hay que olvidarse de que el objetivo principal de esta transformación digital es lograr un impacto positivo en el trabajo de los responsables de los recursos humanos y es necesario que se pueda medir en los resultados.
Dicha digitalización conlleva una evolución global a nivel empresarial, haciendo que la entidad sea más eficaz y eficiente. Lo que también ayudará a una mejor experiencia del empleado y así poder llevar a cabo una comunicación interna que sea beneficiosa para ambas partes de la organización.
¿Por qué debe digitalizarse este área?
La transformación digital hace que los datos sean más accesibles, pero a su vez más seguros, por lo que los flujos de trabajo ganan eficiencia facilitando tareas administrativas y aumentando la productividad de los trabajadores.
Llevar a cabo la digitalización del departamento de Recursos Humanos es clave para la organización, ya que permite conocer otras formas diferentes de gestionar a las personas eficazmente y que a su vez tengan mayor productividad y ventajas competitivas.
Esta transformación no sólo consiste en cambiar a un entorno sin papeles. Además, debe ser entendida como un proceso más amplio, el cual permita a toda la organización tener un mayor conocimiento sobre el funcionamiento y cómo obtener beneficios que la hagan más competitiva.
Son muchas las organizaciones que ven la transformación digital como un reto. Hay que llevar a cabo ciertos cambios de manera gradual, contando con el apoyo de profesionales que hayan pasado por este proceso.
Este cambio puede resultar en principio una tarea algo complicada para los equipos de RRHH. Ahora bien, se trata de un proceso de aprendizaje que va a generar nuevas oportunidades con las que aprender y colaborar para que la productividad sea mayor dentro del área. En este punto, es donde el área obtiene mediante la transformación digital mayor conocimiento, y su valor se ve aumentado exponencialmente consiguiendo así convertirse en una organización con un sistema más inteligente y dinámico que apoya el crecimiento y a sus empleados.
Aplicación de softwares para digitalizar los RR.HH
El proceso de digitalización requiere llevar a cabo la implementación de diferentes herramientas de software, para agilizar sus tareas diarias y conseguir ser más eficiente en el funcionamiento del departamento.
Existen diferentes aplicaciones específicas para la automatización de los procesos habituales del departamento como por ejemplo:
Gestión de nóminas
Existen programas de nóminas que permiten llevar a cabo los procesos de revisión salarial y elaboración eficiente de las nóminas. Estas plataformas ayudan a reducir los posibles errores que puedan cometerse.
Portal del empleado
Es una decisión que puede mejorar los servicios internos. Tener acceso a información de interés como nóminas, vacaciones, información de promoción interna, solicitar días libres y otras opciones que dan lugar a una mayor satisfacción y motivación.
Registro de la jornada.
Un proceso que se realiza a diario, ya que la ley lo exige. Anotar tanto la entrada como la salida de la empresa para tener un registro real de las horas trabajadas. Un programa en el que los trabajadores puedan realizar el registro de manera rápida y sencilla, dónde sea más fácil acceder a la información sobre la jornada tanto para analizarlo como para llevar un control interno.
Análisis de datos.
Las empresas manejan mucha información relacionada con los trabajadores. Un Software de análisis de datos donde crear informes avanzados y paneles de mando en los que la información sea más visual y fácil de entender. Estos programas facilitan y fomentan la colaboración interna de la empresa, la comunicación del departamento es más rápida y directa.
Beneficios de la digitalización de los Recursos Humanos.
Para impulsar la estrategia empresarial es muy positivo llevar a cabo un proyecto de digitalización de los Recursos Humanos, algunas de sus ventajas son:
- Elimina barreras de la estructura organizacional, dando lugar a un mayor fomento de la comunicación interna
- Agiliza y optimiza los diferentes procesos, consiguiendo reducir los tiempos y aumentar la eficiencia.
- Impulso de una cultura tecnológica
- La productividad mejora tanto dentro como fuera del departamento gracias al uso de las tecnologías.
- Mejora la gestión del talento humano, así se podrán utilizar y distribuir los recursos más eficientemente.
- Incrementa la eficacia y eficiencia, de tal manera que se genera una estructura organizada de las compañías para la producción y el alcance de los objetivos
Consecuencias de la digitalización de Recursos Humanos
La digitalización de los RRHH ha sido un cambio radical, un cambio positivo.
- Con ella no solo se consiguen cambios en la implantación de herramientas, sino que además se desarrollan nuevas experiencias para clientes ,trabajadores o candidatos.
- No sólo supone cambios en la implantación de herramientas, sino también en las personas que deben usarlas.
- Los departamentos de RRHH se convierten en agentes directos del cambio de organizaciones, de tal manera que toman un papel más protagonista y activo a la hora de tomar decisiones.
- Es un cambio radical de cómo se entendía la relación entre personas, medios y herramientas.
- Nuevas estrategias de gestión personal y planes de actuación se generan para tomar decisiones, gracias a la digitalización.
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Si quieres entender este cambio cultural y llevar a cabo esta transformación dentro de tu empresa te recomendamos el Programa en Digitalización de Recursos Humanos en The Valley. A través de esta experiencia formativa podrás experimentar el cambio y probar tus capacidades haciendo frente a necesidades organizativas actuales.
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Autora: Alicia Somavilla, Marketing Intern en The valley.
